Status Quo, Ziele, Strategie
Bevor wir über Tools, Lösungen und Mechaniken sprechen, sollten wir einen Schritt zurück gehen. Zum Einen, um die Ziele unserer Kommunikation abzustecken. Zum Anderen, um uns die ursprüngliche Daseinsberechtigung der Veranstaltung ins Gedächtnis zu rufen. Und erst dann die Entscheidung zu treffen, was genau wir eigentlich entwickeln müssen, um kosteneffizient die Ziele zu erreichen.
UX Designer lieben Workshops, und das aus gutem Grund: Im Idealfall bekommen wir geballtes Know-how vollkommen unterschiedlicher Expertisen an einen Tisch und steuern alle Beteiligten durch unterschiedliche Themen. Das ist gerade bei rein digitalen Events sinnvoll, die bisher rein analog organisiert wurden – in vielen Fällen gibt es bereits vage bis klare Vorstellungen einzelner Features bis hin zu visionären Umsetzungsideen. Und noch öfter kollidieren Vorstellungen und Ideen miteinander. Um diese Kollisionen frühzeitig zu diskutieren und aufzulösen, machen wir sie transparent und damit zur Entscheidungsgrundlage. Viel wichtiger aber: Wir fokussieren uns im ersten Schritt darauf, die Ziele eines Events schonungslos nüchtern zu betrachten, festzuhalten und damit schwammige Anforderungen an eine "gute Experience" vom (messbaren) Resultat her zu entwickeln.
Mehr Details? Die wichtigsten Fragen haben wir als Download im Cheat-Sheet für digitale und hybride Events aufbereitet.
Bevor es in die Umsetzung geht, greifen zwei Layer ineinander, die jeden fordern, der am Projekt mitzureden hat:
#1 Discovery
Machen wir uns mal frei von allem bisher gesagten und stellen uns die Frage: Was sind eigentlich die wirklich unumstößlichen Fakten? Woran wurde bisher Erfolg oder Misserfolg gemessen und wie können wir dies in Zukunft tun? Mit welchen Zielgruppen und konkreten Personae haben wir es eigentlich zu tun und was sind ihre Ziele und Erwartungen an das Event? Und was sind die Ziele und Erwartungen der beteiligten Stakeholder im Unternehmen? Wie erreichen Mitbewerber diese Ziele, was machen sie gut, was machen sie nicht so gut? Die Liste relevanter Fragen ist lang, lässt sich in der Regel aber schnell bearbeiten. Sie beinhaltet außerdem bereits Fragen, die sich Event-Manager oft nicht direkt stellen müssen: IT- und Datenschutzrichtlinien, interne Freigabe- und Prüfprozesse, aber auch die bestehende digitale Infrastruktur sind Bereiche, die frühzeitig einbezogen und gehört werden müssen.
Ergebnisse und Deliverables im Discovery-Layer
Resultat des Discovery-Layers ist eine möglichst ganzheitliche Bestandsaufnahme: ein grundsätzlicher, bewusst großer und grober Rahmen zu technischen Gegebenheiten, Risiken und Chancen, Proto-Personae und ersten Ideen und Visionen. Machen wir hier alles richtig, kennen wir außerdem alle Ziele aller Beteiligten und können sie berücksichtigen. Weitere Teile dieses Layers sind reine Research-Tasks und die Sichtung vorhandenen Materials. Kurzum: Nach der Discovery haben wir eine breite Grundlage, um im nächsten Schritt strategische Entscheidungen treffen zu können.
#2 Strategy
Wie der Name schon sagt: Am Ende des zweiten Layers steht die Strategie, die kondensierte und fokussierte Schlussfolgerung aus dem Discovery-Layer. Sie umfasst sowohl kreative Leitmotive als auch konkrete Ziele und nicht zuletzt die Marschroute, mit welchen Systemen und welcher technischen Infrastruktur das digitale oder der digitale Part des hybriden Events umgesetzt wird. Das kann konsequenterweise übrigens auch bedeuten, dass es gar kein "Event" mehr gibt – geht es um die reine Zielerreichung tun sich in digitalen Kanälen mitunter andere Wege auf, die User Experience des bisherigen Besuchers nachhaltig zu verbessern. Wir dürfen nicht vergessen, dass vor allem rein digitale Veranstaltungen dem Nutzer eine ganze Menge abverlangen, wenn er vor dem eigenen Rechner oder Tablet in den eigenen vier Wänden sitzt und sich auf Inhalte konzentrieren möchte. Machen wir es ihm so einfach wie möglich.
Ergebnisse und Deliverables im Strategy-Layer
Resultat des Strategy-Layers sind klare Ansagen zur Umsetzung: messbare Ziele, Systementscheidungen, Integration in bestehende Systeme, grobe Abläufe und Inhalte, Design- und Interaktions-Basics sowie ein technischer Scope gehören zu diesem Part ebenso wie Grundlagen zur Außenkommunikation oder einer Kampagne. Der Anspruch ist, auf Basis der Strategie in die Produktion einsteigen zu können. Übergeordnete Themen sollten an dieser Stelle zum größten Teil geklärt sein, um die eigentliche Umsetzung nicht durch Missverständnisse und Diskussionen zu bremsen. Darum gehört auch in die Strategie, was explizit nicht gemacht wird. Und natürlich, zu guter Letzt, ein gemeinsames Commitment aller Beteiligter, sich an diese Grundlagen zu halten.
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Ich weiß nicht immer, wovon ich rede. Aber ich weiß, dass ich recht habe.
Discovery + Strategy + Hygiene = Sprint 0
Ein digitales Event oder das digitale Tool für ein hybrides Event ist ein vollkommen anderes Produkt, das sich anderen Planungs- und Entwicklungszyklen unterwirft. Um schnell Resultate zu erzielen, arbeiten wir nach agilen Grundsätzen in schnellen Iterationen: Wir sprinten zwischen vier und acht Tagen am Stück, um konzentriert einzelne Bausteine zu entwickeln. Die Grundlagen aus Discovery und Strategy fassen wir daher gern als "Sprint 0" zusammen und ergänzen um Hygienefaktoren wie CMS- und Infrastruktur-Setups, um effizient starten und rennen zu können.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass sich nahezu jede Entwicklung – ob analog oder digital – nach agilen Ideen einbinden lässt. Das gilt für die Entwicklung redaktioneller Inhalte aber auch klassische Tasks aus dem Eventmanagement. Die meisten "Digital-Tasks" und Features sind auf die Expertise aus der Eventbranche aber auch die fachliche Sicht des Veranstalters angewiesen. Darum nehmen wir gern auch weitere Entwicklungsstränge in den digitalen auf, um möglichst viele Synergien zu ermöglichen und Reibungsverluste zu vermeiden.